Offertförfrågan Webbinarium
Produkter
Fler artiklar
Ladda ner artikeln

Så här e-signerar du i TeamEngine

En viktig del i styrelsearbete är att signera protokoll och andra handlingar. I TeamEngine kan detta göras på ett oerhört smidigt och säkert sätt. Undvik tidskrävande signeringsprocesser där protokoll åker på turné med posten och använd istället e-signeringen i er portal.

För att ett dokument ska gå att e-signera behöver det laddas upp som ett PDF-dokument. Funktionen e-signering behöver vara påslagen i den dokumentlista som man laddar upp dokumentet till. Instruktioner för detta finns nedan.

Skulle ett dokument behöva signeras i en viss ordning görs detta genom att först lägga till alla som ska signera dokumentet i processen men sedan klicka ur att systemet ska skicka ut ett meddelande till dem när man startar den. Därefter kan man använda funktionen “Skicka länk” för att informera de som ska signera dokumentet först.

Viktigt att tänka på vid e-signering i TeamEngine

  • Alla som ska vara med i e-signeringsprocessen måste läggas till från början. Det går inte att lägga till eller ta bort personer i en pågående process.
  • Om ett e-signerat dokument skall skickas till en myndighet eller liknande måste ni välja att signeringen skall ske med Mobilt BankID.
  • Skulle ni bli ombedda att skicka en logg på hur signeringen gått till kan ni komma åt dessa genom att klicka på det signerade dokumentet och välja Förhandsgranska. Väl inne i dokumentet klickar ni sedan på E-sign loggar i den övre menyn för att ladda ner dessa.

Nedan följer instruktioner för hur e-signering går till i TeamEngine.

Aktivera e-signering för dokumentlista

För att kunna skapa e-signering på ett PDF-dokument måste denna funktion vara aktiverad i modulinställningar för den aktuella dokumentlistan.

  1. Du hittar Modulinställningar under pilen i modulmenyn.
  2. När du öppnat modulinställningar går du till fliken Avancerat.
  3. Under fliken Avancerat, hittar du alternativet Aktivera e-signering i denna modul. Välj Ja.
  4. När du klickar på Spara och stäng så kommer e-signering att aktiveras och kan nu skapas på pdf:er som ligger i dokumentlistan.

Skapa e-signering på dokument

Följ dessa steg för att skapa en e-signeringsprocess på ett dokument i TeamEngine.

  1. Klicka på snabbmenyn till vänster om dokumentet.
    E-signering går endast att göra på pdf:er.
  2. Välj Skapa e-signering.
  3. Ett popup fönster öppnas där Aktivera e-signering redan är satt till Ja.
    Skulle detta popup fönster inte öppnas upp betyder det att din webbläsare blockerade detta och det dyker då upp ett meddelande eller ikon för detta till höger i webbläsarens adressrad. Klicka där för att sedan välja att alltid tillåta popup fönster från TeamEngine.
  4. I den del som heter 2-stegsverifikation kan du välja hur medlemmarna ska verifiera sig när de ska signera dokumentet.
    Om dokumentet till exempel ska skickas till en myndighet eller liknande behöver det signeras med Mobilt BankID.
  5. Välj i droplistan Meddela grupp när alla har signerat om du vill att någon grupp eller de Portaladministratörer ska få ett mejl när dokumentet är färdigsignerat.
  6. Kryssrutan till vänster om Skicka meddelande till signerare när signeringsprocessen startar är iklickad som standard. Om du vill att signeringen ska ske i en viss ordning kan du klicka ur denna och sedan använda funktionen Skicka länk för att skicka ett meddelande till de som ska signera först.
  7. Välj sedan i listan över signerare vilka som ska signera detta dokument. Här visas alla medlemmar som har rättigheter att komma åt dokumentet i TeamEngine.
    Det är viktigt att välja alla som ska signera dokumentet, när processen väl har startat kan man inte lägga till eller ta bort signerare.
  8. I textfältet Roll kan du skriva in vilken roll de olika signerarna har för just denna dokumentsignering.
    Om det redan står något i detta fält så har medlemmen skrivit in en titel i sina kontaktuppgifter. Ändring av roll kommer inte ändra medlemmens titel.
  9. När du är klar klickar du på Spara och stäng för att starta signeringsprocessen.

Avbryt signering

Om ni av någon anledning skulle behöva avbryta en pågående signering så går detta att göra, men alla signaturer på dokumentet kommer då att tas bort.

Gör så här för att avbryta signering:

  1. Klicka på snabbmenyn till vänster om dokumentet och välj Lås och redigera.
  2. Gå till fliken E-Signering.
  3. Sätt Aktivera E-Signering till Nej.
  4. Du får nu upp ett meddelande om att Existerande signaturer kommer att tas bort.
  5. Klicka på OK.
  6. Klicka sedan på Spara och stäng för att e-signeringen ska avbrytas.
  7. E-signeringen är nu avbruten och alla signaturer har tagits bort från dokumentet.
Ladda ner artikeln

Denna hemsida använder cookies

Denna webbplats använder cookies för att ge dig en bättre användarupplevelse. Cookies används för att personifiera innehåll och annonser, tillhandahålla funktioner för sociala medier och analysera vår trafik. Som användare har du valet att acceptera alla cookies, några eller avvisa användningen av icke nödvändiga cookies. Du kan när som helst gå in och ändra dina inställningar genom att klicka på cookies i menyn.

Accepterar du användningen av dessa cookies?

Om cookies

Så fungerar cookies eller kakor på svenska

Nedan följer information om kakor sparade av TeamEngines webbplats.

Du behöver tillåta lagring av kakor på din dator för att kunna använda TeamEngines webbplats på det sätt vi avsett. Kakor används för att ge dig som besökare tillgång till olika funktioner, och om du inte tillåter kakor riskerar du att inte kunna använda vissa funktioner på sajten.

Vad är då en kaka?

En kaka är en liten textfil som webbplatsen du besöker sparar på din dator. Det finns två typer av kakor. Den ena typen sparar en fil under en längre tid, kakan har då ett utgångsdatum. Den används till exempel vid funktioner som talar om vad som är nytt sedan du senast besökte webbplatsen.

Kakor kan användas när en användare själv vill skräddarsy webbplatser efter sina användarpreferenser. Det kan gälla önskemål om formgivning på en webbplats som man ofta besöker, anpassad kontrast, teckenstorlek, anpassad sortering eller urval. När utgångsdatumet passerats raderas kakan automatiskt när du återkommer till den webbplats som skapade den.

Den andra typen av kakor kallas sessionskakor. Under tiden du är inne och surfar på en sida lagras kakan temporärt i din dators minne, exempelvis för att hålla reda på vilket språk du har valt. Sessionskakor försvinner när du stänger din webbläsare.

Så undviker du kakor

Om du inte vill acceptera kakor kan du genom inställningarna i din webbläsare säga nej till automatisk lagring av kakor, alternativt bli informerad varje gång en webbplats begär att få lagra en kaka. I webbläsaren kan du också radera tidigare lagrade kakor. Se webbläsarens hjälpsidor för mer information om detta.

Mer information om kakor och elektronisk kommunikation finns på Post- och Telestyrelsens webbplats.

Analysverktyg för webbstatistik

TeamEngine använder Google Analytics för att få en bild av hur besökare använder vår webbplats. Informationen som skapas av dessa kakor (inklusive din IP-adress) vidarebefordras till och lagras av Google på servrar i USA. Syftet är att utvärdera hur webbplatsen används för att kunna förbättra innehållet, navigationen och strukturen på sajten. Google kan lämna ut informationen till tredje part om det krävs enligt lag, eller i de fall en tredje part behandlar informationen för Googles räkning.

Google kopplar inte ihop IP-adresser med andra data som Google har tagit del av. De inställningar som TeamEngine använder sig av i Google Analytics anonymiserar dessutom den information som lämnas till Google, detta genom att trunkera (ta bort) de sista siffrorna i våra besökares IP-adresser innan uppgiften lagras hos Google.

Nej till webbstatistik?

Om du inte vill att dina besök på TeamEngines webbplats ska visas i statistiken hos Google Analytics kan du installera ett tillägg i din webbläsare. Tillägget finns för webbläsarna Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari samt Opera. Tillägget hämtar du hos Google.

Accepterar du användningen av dessa cookies?

HANTERA INSTÄLLNINGAR

Hantera cookie inställningar

Dessa cookies krävs för att möjliggöra grundläggande webbplatsfunktionalitet.

Dessa cookies tillåter oss att analysera webbplatsanvändningen så att vi kan mäta och förbättra prestanda.

Dessa cookies används för att personifiera webbplatsen. Vi delar också information om din användning av vår webbplats med våra sociala medier, annonsörer och analyspartners som kan kombinera den med annan information som du har angett för dem eller som de har samlat in från din användning av deras tjänster.

Läs mer om cookies