Konstituerande möte
Konstituerande möte, eller ”organiserande möte”, hålls efter ett bolags eller en förenings årsmöte. Gärna på samma dag, av rent praktiska skäl. Då kan de som valts under årsmötet stanna kvar och genomföra konstitueringen direkt, så att styrelsens arbete snabbt kan starta upp. Om det inte går att hålla två möten efter varandra ska det konstituerande mötet äga rum så snart som möjligt.
I stadgarna ska man ha beslutat om årsmötet väljer personer till alla poster i styrelsen eller bara till vissa, vanligtvis vem som ska bli ordförande samt ett antal övriga ledamöter. På det konstituerande mötet efteråt fördelas sedan de andra förtroendeposterna mellan styrelsens ledamöter. Man fastställer en arbetsordning med instruktioner mellan styrelsen och VD:n samt instruktioner för den ekonomiska rapporteringen. Styrelsen kallas också till ett visst antal ordinarie styrelsemöten, som hålls vid tidpunkterna för ekonomisk rapportering och bolagsstämma i den mån det går. Om det behövs kan styrelsen kallas till ytterligare möten. Det är också passande att under det konstituerande mötet utse en firmatecknare. Oftast är det kassören och ordföranden i en förening och en eller flera ledamöter i ett aktiebolag.
Som invald ledamot i en styrelse är det värdefullt med en smidig arbetsprocess. Vi har lagt in flera lättanvända funktioner i vår Styrelseportal för att göra både konstituerande möten samt övriga möten i en styrelse säkra och effektiva. Varje ledamot får en inbjudan till bolagets eller föreningens egna portal till vilken de får ett personligt inlogg. Sedan finns allt där, samlat på en och samma plats – styrelsematerial, agendor, bilagor och kalender.
Konstituerande möte i ideell förening
Konstituerande möte i en ideell förening är av minst lika stor betydelse som för aktiebolag. Kanske rentav än mer, då styrelsen i en förening också fungerar som verksamhetsledning. Precis som i aktiebolag håller man ett årsmöte före konstitueringen av styrelsen, något som alla föreningar måste ha för att kunna fungera. Under årsmötet har föreningsmedlemmarna rösträtt och kan på så sätt påverka vad som ska hända i föreningen under året. Man väljer också styrelse samt revisor på den årliga stämman.
Dagordning och protokoll för konstituerande möten
Innehållet i dagordning och protokoll för konstituerande möten skiljer sig en aning från övriga styrelsemöten – konstitueringen av styrelsen är grunden till allt fortsatt arbete. För ett aktiebolag kan dagordningen för ett konstituerande möte se ut såhär:
- mötet öppnas
- val av justerare
- val av sekreterare
- godkännande av dagordning
- konstitueringen (exempelvis val av VD, val av sekreterare)
- val av firmatecknare
- beslut av delegationsordning
- övriga frågor
- mötet avslutas
När det konstituerande mötet är klart skrivs ett protokoll som sedan justeras. Därefter skrivs ett utdrag ur protokollet där paragrafen om vem eller vilka som tecknar firman ska framgå. Detta underlag lämnas till banken eller annan intressent som behöver informationen.
Då det konstituerande mötet ofta hålls i direkt anslutning till årsmötet brukar det avklaras snabbt, som en formalitet. Dock kan det vara ett fint tillfälle att gå igenom årsplaneringen samt varje styrelsemötes tema. Om styrelsen förändrats och fått nya tillskott kan alla ledamöter presentera sig och sin kompetens. VD:n kan också bjudas in för att ge sitt perspektiv på bolagets läge och mål för året.
Inför det konstituerande mötet är det av stor nytta att de valda ledamöterna har tillgång till aktuellt underlag. Ska man som ledamot kunna prestera bästa möjliga av sig själv, likaså utföra ett långsiktigt styrelsearbete, är förberedelse och effektivitet likväl som kontinuitet av största vikt. I vår Styrelseportal kan bolag och föreningar samla allt som rör styrelsen och dess arbete. Sedan kan ledamöter lätt tillgodogöra sig materialet och kunskapen de behöver. TeamEngine finns på webben men också i en app, som låter användaren läsa underlag och dokument var de än befinner sig. Allt som lagras på portalen krypteras och lagras på ett säkert sätt i Sverige. TeamEngine är certifierade enligt ISO 27001.
Ladda ner artikeln